Gerçek Otomasyon Nedir ve KOBİlerin Buna Neden İhtiyacı Var? - I
11 Mart 2019
/
Guru Akademi Araştırma Ekibi

İş otomasyonu gelirin artmasına ve yönetim kalitesinin iyileştirilmesine nasıl yardımcı olabilir?

 “İş otomasyonu” terimi etrafında oldukça fazla sayıda mit, basmakalıp ve önyargı gelişmiştir.

Örneğin, bu otomasyon sadece muhasebe için gereklidir ve yönetim iş süreçlerini otomatikleştirmek imkansızdır. Veya bu otomasyon sadece büyük şirketler için gereklidir ve küçük işletmeler onsuz da yapabilir. Veya bu otomasyon sistemleri son derece pahalıdır ve maliyetlerin asla karşılanmayacağı gerçeğinden uzaktır.

Bu makalede, girişimcilerin otomasyon hakkında sıkça sorduğu, kendilerine açık cevaplar hazırladıkları ve gerçek vakalarla açıkladıkları sorular topladık.

Gerçek Otomasyon Nedir?

İş otomasyonu, bir şirketin zaman alan manuel işlemlerden, modern bilgi teknolojisinin operasyonel çalışmalarda kullanılmasına geçişidir. Ayrıca, otomasyon, daha önce hiç kullanılmayan modern teknolojilerin kullanılmasına işaret eder.

Küçük bir işletmede, otomasyon genellikle iki durumda kullanılır:

• Gelirlerdeki artışı doğrudan etkilemeyen ancak iş için zorunlu olan destekleyici süreçlerde - örneğin muhasebe ve raporlama;

• Temel iş süreçlerinde, örneğin, satış otomasyonu veya müşteri etkileşimi otomasyonu olabilir (aynı zamanda CRM uygulamasıdır).

Buna göre, otomasyonun amaçları ve hedefleri farklı olabilir - ilk durumda, iş istikrarını sağlamak ve zaman ve kaynakları azaltmak gerekir - ikincisi iş karlılığını artırmak, rekabet avantajı kazanmak, hizmeti geliştirmek, müşterileri çekmek ve elde tutmak, verimliliği artırmak vb. gibi kavramlar vardır.

Bu iki iş süreci grubu arasındaki “bölünme çizgisi”, “muhasebe otomasyonu” ile gerçek otomasyon arasındaki farkı göstermektedir:

• Birincisi, şirkete ve mali otoritelerine devlete ve mali kuruluşlarına asgari maliyetle yükümlülüklerini yerine getirme konusunda yardımcı olur,

• İkincisi ise; şirketin daha az harcama yapmasına, daha fazla kazanmasına ve gelişmesine yardımcı olur. Daha verimlidir. Dolayısıyla otomasyon sadece muhasebe ile sınırlı değildir, uygulama alanı çok daha geniştir.

Otomasyon Sistemleri Nelerdir?

Otomasyon sistemleri, el işçiliğinden bilgi teknolojisine geçmek için kullanılan aynı program ve hizmetlerdir. Başka bir deyişle, kurumsal kaynak yönetiminin karmaşık ERP sistemi ve bir çevrimiçi mağaza için "bulut" hizmeti içeren bir otomasyon sistemidir.
Herhangi bir işletme otomasyon sistemi birkaç anahtar işlem içerir: verilerin toplanması (girişi), veri işleme ve toplanan ve işlenen bilgilerin, baş veya bir uzmana ihtiyaç duyulan biçimde, hacimde, formatta sunulması.

Örneğin, potansiyel müşterilerle iletişim bilgilerini sisteme girerseniz, müzakerelerin her birinin hangi aşamada olduğunu belirtin, müzakerelerin sonuçları ve tamamlanan işlemler hakkındaki verileri doğru bir şekilde girin, ardından iyi bir satış yönetim sisteminde anında “satış hunisi” alabilirsiniz.
Benzer şekilde, otomasyon sistemleri diğer işlemler için çalışır. Yönetici, şirketteki işlerin durumu hakkında anında bilgi alabilir: hesaplarda ne kadar para var, ne kadar borçlusunuz ve ne kadar borcunuz var, projenin maliyet yapısı ve karlılığı nedir, personel ne kadar soğuk çağrı yapmış, her yöneticinin gerçek etkinliği nedir?

Neden gerçek otomasyona ihtiyacımız var?

Kısacası, uygun şekilde yürütülen bir otomasyon aşağıdakileri yapmanızı sağlar:

  • Müşteri hizmetlerini iyileştirmek;
  • Lojistik maliyetlerini optimize etmek, her aşamada lojistiğin kalitesini artırmak - ürünün depoya gelmesinden müşteriye teslimine kadar;
  • Nakit akışını önlemek için fon akışını iyi planlamak;
  • Siparişlerin karlılığını hesaplamak;
  • Ticari tekliften uzlaşma eylemine kadar müşterilere, müteahhitlere ve ortaklara hızlı ve doğru belgeler hazırlamak;
  • Yönetici ve kilit yöneticileri rutin işlerden kurtarın, şirketin gelişmesi için çalışma sürelerini daha verimli kullanın;
  • Derhal şirketteki gerçek durum hakkında herhangi bir rapor almak;
  • Personel maliyetlerini, personel zamanını ve personel yetkinliklerini daha verimli kullanmak;
  • “İnsan faktörü” işi üzerindeki olumsuz etkiyi en aza indirir;
  • Güvenli bir şekilde bilgi depolayın - her çalışan yalnızca kendisine erişim verilen verilerle çalışır;
  • Şirketteki iş süreçlerini iyileştirmek ve hızlandırmak.