KOBİLER İÇİN PROJE YÖNETİMİ ANGARYA MI ?
20 Kasım 2017
/
Dr. Onur ÇOKGÖR
Proje kelimesi Latince “projectum” ve Yunanca “pro iacere” kelimelerinden kaynaklanmakta ve “eylemin öncesinde olan” anlamına gelmektedir. Bu kelime anlamı bile çok şey ifade etmektedir. Eylemin öncesinde olan! Yani eylemi gerçekleştirmeden önce yapılan veya yapılması gereken her şey. Günümüzde ise farklı farklı tanımlar olmakla birlikte “Kendine özgü bir ürün veya hizmet yaratmak için girişilen geçici işler bütünü (Project Management Institute – PMI / Project Management Book of Knowledge - PMBoK)” olarak tanımlanmaktadır.

KOBİ’lerin birçoğunda proje fikri net olarak anlaşılamamaktadır. Proje ile ya alınmış olan bir siparişin teslimatı için yapılan rutin faaliyet düşünülmekte ya da ele alınan konunun bir proje olduğu anlaşılsa bile yine aynı sipariş teslimat yaklaşımı projeye de uygulanmaya çalışılmaktadır. Proje fikri (örneğin kamu destek projesi, yatırım projesi, vb.) rutin faaliyetlerle karıştırılmamalıdır. Projeler benzersizdir (aynı iş bile yapılıyor olsa çok sayıda faktör sebebiyle farklılık gösterir), belirli bir zaman aralığına sahiptir (bir başlangıç ve bir bitiş zamanı vardır), ne zaman ve ne şekilde tamamlanacağını gösteren bir ya da daha çok ölçüte bağımlıdır, aşamaları ve hedefleri olup bağlantılı eylemlerden oluşur, izlenebilir ve denetlenebilirdir. Parasal veya iş yoğunluğu olarak herhangi bir boyutta olabilirler. Yönetimsel açıdan rutin faaliyetlerden farklılık gösterirler. Bir projenin başarıyla sonuçlanabilmesi için en azından müşteri (projeyi talep eden) gereksinimlerinin karşılanması, öngörülen süre ve bütçede tamamlanması ve müşterinin kabulü gerekmektedir. Ancak yapılan istatistiksel çalışmalar projelerin sıklıkla başarısız olduğunu yani gereksinimlerin karşılanmadığını, öngörülen süre ve/veya bütçede tamamlanmadığını göstermektedir. Değer olarak tespiti zor olmakla birlikte dünya literatüründe proje başarısızlık oranının %80’in üzerinde olduğunu gösteren verilere ulaşılmaktadır. Başarı çok dikkat çekmez ancak başarısızlık daima sorgulanır. Projeden kazanç beklerken zarara geçmek yeterince kötüyken, proje başarısızlıklarında sorumlu da (her ne olursa olsun) daima proje yöneticisi ve proje yüklenicisidir. Durum böyleyken projelerin dikkatle ve özenle yönetilmesi gerektiği açıktır.

KOBİ’lerin çoğunluğu olası projelerini alışageldikleri şekillerde (fazlaca bir hazırlık yapmadan, kendi deneyimlerine güvenerek) yürütmekte ve proje yönetim sistematiği gibi yaklaşımları aşırı evrak hazırlığı içeren, zaman tüketen angarya yaklaşımlar olarak görmektedirler. Deneyim şüphesiz çok önemlidir, bununla birlikte deneyimi proje yönetim sistematiği ile birleştirmenin hiçbir zararı olmadığı gibi çok önemli derecede katkısı olacaktır. Proje yönetiminin önemi ve yararları sadece ülkemizde değil tüm dünyada acı deneyimlerle öğrenilmiştir. Buna çok çarpıcı bir örnek Panama Kanalının inşası projesidir. Panama Kanalı projesi sürecinde 20 binin üzerinde insan hayatını kaybetmiş, projenin ilk yüklenici firması iflas etmiş ve proje 23 sene gibi çok uzun bir zaman dilimi sonrasında tamamlanabilmiştir. Bu proje iyi bir maliyet ve zaman planlamasının ne kadar önemli olduğunu gelecek nesillere göstermiş önemli bir örnektir.

KOBİ’lerde yürütülen projelere bakıldığında genellikle planlamanın sistematik olmaktan uzak ve yetersiz olduğu, proje süresince yapılan izleme ve kontrolün ise istenmeyen olaylar başımıza gelince çözüm üretmeye uğraşmak şeklinde ortaya çıktığı rahatlıkla görülmektedir. Oysa proje yönetiminin amacı farkına varmak ve tepki göstermek değil, kestirmek (öngörmek) ve gerçekleşmeden önlemektir.

Planlama çoğunlukla zaman tüketen bir angarya olarak görülmekte ve yetersiz bir planlamayla hızlıca projelere dalınmaktadır. Oysa planlama asla bir zaman kaybı değildir. Dünyaca tanınmış proje yönetim gurularından biri olan Crawford Greenwalt planlamanın önemini şu sözüyle vurgulamaktadır: “Planlamada harcanan her an uygulamadaki üç dört anı harcanmaktan kurtarır.”

Proje Yönetim sistematiğine başta direnen pek çok kişi sistematiği uyguladıkça kendini daha güvende hissederek sistematiği sahiplenmişlerdir. Bazen en başta düşünülmemiş çok basit şeyler daha sonra ciddi problemler yaratabilmektedir. Oysa proje yönetim sistematiği uygulandıkça angarya olmaktan çıkıp bir hayat tarzı haline gelmektedir. Proje yönetimi aslında projeciler için bir sigortadır. Önceden ciddi bir plan yapmak ve o yapılan planı ciddi olarak izleyerek kontrol etmek, olası birçok sıkıntıyı önleyecektir.

Kısaca; proje yönetimi asla bir angarya değildir. Proje yönetimi daha çok değil, daha akıllı ve sistemli çalışmaktır!