KRİTİK ELEMANINIZ ANİDEN GİDERSE?
20 Kasım 2018

Hiçbir işletme sahibi kritik elemanını kaybetmek istemez. Özellikle küçük bir ekiple çalışıyorsanız ve bu ekip içinde dikkatle seçilmiş ve önemli nitelikler kazanmış bir elemanınızı kaybetmeniz söz konusuysa. Ya da o eleman ekiple bütünleşmiş ve ekibin önemli bir eksiğini tamamlıyorsa bu kritik kişinin herhangi bir nedenle işten ayrılması mutlaka canınızı sıkacaktır, çünkü elemanla birlikte deneyim, bilgi ve beceri de gitmiş olacaktır.

Ayrılma kararını vermiş bir elemanın kararını değiştirmek çok kolay olmayabilir. İşletmenizdeki bütün güzel koşullara rağmen bir elemanın ayrılmak istemesinin çok çeşitli nedenleri olabilir. Örneğin;
• Daha iyi bir iş teklifi
• Eşinin başka yere tayin olması
• Aile büyükleriyle ilgilenme gerekliliği
• Firmada gelişim imkânının olmaması

Böyle bir durumda elemanınızın kararına etki yapma olasılığınız sınırlı olsa da ayrılmanın gerçek nedenlerini anlayarak alternatif çözümler sunabilirsiniz. Bu çözümler ayrılmak isteyen kişinin aklına gelmemiş olabilir. Örneğin, evden çalışma, yarı zamanlı çalışma, ücretsiz izin kullanma, ücret artışı, çalışma saatlerinin değiştirilmesi, daha fazla izin kullanma, farklı bir bölümde çalışma gibi tekliflerde bulunabilirsiniz. Ancak uzmanlara göre bu öneriler her zaman çözüm yolu olamamaktadır. Ya da kısa süreli etki yapmaktadır.

Kritik elemanınızın ayrılma kararı karşısında sakinliğinizi kaybetmeden, önce bir öz değerlendirme yapmalı sonra da bir eylem planı oluşturmalısınız. Belki de bu gelişme sizin daha önce zaman bulamadığınız öz değerlendirme için iyi bir fırsat oluşturmaktadır. Öz değerlendirmede kendinize soracağınız soruların bir kısmı şunlar olabilir:
• Verdiğim ücretler tatmin edici değil mi? Piyasanın gerisinde mi?
• Elemanlara yeterli eğitim imkânı sağlıyor muyum? Gelişmelerine fırsat tanıyor muyum?
• Rutin işler dışında problem çözme, yaratıcı çözümler oluşturma imkânı vererek kendilerini gerçekleştirmelerini sağlıyor muyum?
• Aşırı iş yükü ile kendilerine ayıracakları zamanı azaltıyor muyum?
• İşlerinin bir bölümünü ofis dışından yürütebilirler mi?
• Yeterince takdir ediyor muyum?
• Elemanlara danışıp fikir alıyor muyum? Geri besleme bilgisi alıyor muyum?

Bu öz değerlendirme size, eğer varsa, eksik taraflarınızı tamamlama fırsatı verecektir.
Diğer taraftan, bu süreci size en az zarar verecek şekilde geçirmenin planını yapmalısınız. Bunun için öncelikle serinkanlı ve anlayışlı olmalı, “Bunu bana nasıl yaparsın? Neden şimdi? Acil işler ne olacak? Acaba ne hata yaptım? ” duygularına kapılmamalısınız. Bunun yerine ayrılan kişiye yaptığı işler için teşekkür etmeli, takdir ifadeleri kullanmalı, bu süreci işletmenin zarar görmeden geçirebilmesi için önerilerini sormalı ve birlikte ilerlemeyi teklif etmelisiniz. Elemanınız müşterileriyle yakın ilişki içerisinde ise müşterilere durumu izah etmesini isteyebilir ve bu konuda yönlendirme yapabilirsiniz.

İlk yapmanız gereken işlerden birisi, elemanın sicil kayıtlarını gözden geçirmek ve herhangi bir hukuki problem oluşturacak durum olup olmadığına bakmaktır (ödemeler, izinler, ihbar süresi, gizlilik sözleşmeleri vb). Bu konuda uzman bir kişiden görüş alabilirsiniz.

Daha sonra bir geçiş dönemi planlamak gerekir. Bu planı yapabilmek için elemanınızla bir işten ayrılma mülakatı yapabilirsiniz. Bu mülakatı yüz yüze veya e-posta ile gerçekleştirebilirsiniz. Bu görüşme size elemanınızın işletmenizdeki deneyiminden yola çıkarak işletmede tedbir alınması gereken herhangi bir durum olup olmadığı veya potansiyel bir tehlikenin var olup olmadığı konusunda ipucu elde etme imkânı verir. Bu görüşmede elemana firmaya özel sır ve bilgileri başkalarıyla paylaşmaması gerektiğini ve bu konudaki yasal yükümlülüklerini hatırlatabilirsiniz. Bunun yanı sıra, ayrılma nedeni, işle ilgili neleri sevip-sevmediği, değişiklik önerileri, yönetici ile ilişkileri üzerine sorular sorabilirsiniz. Ayrıca kendisine verilen hedeflere ulaşabilmesi için yönetimin gerekli desteği sağlayıp sağlamadığına ilişkin görüşlerini alabilirsiniz.

Sıradaki işiniz ise geçiş sürecini planlamaktır. Yeni bir eleman almayı mı düşünüyorsunuz, yoksa mevcut bir elemanı mı bu göreve kaydıracaksınız? Her ikisi de bir oryantasyon süreci gerektirir. Bu süreçte eski elemanınızın rehberlik yapmasını isteyebilirsiniz. Bu muhtemelen ihbar süresi içerisinde yapılabilecek bir çalışmadır. Ayrılan elemanın başka bir yerde işe başlama tarihi bu oryantasyon için ayıracağı zamanı etkileyebilir. Yeni elemanın eskisi tarafından eğitilmekte olduğunu görmek müşterilerinizi de rahatlatacaktır.

Kritik elemanın ayrılması karşısında ekipte ve diğer çalışanlarda çeşitli tepkiler oluşabilir. Bu tepkiler kontrolünüzün dışında olsa da ayrılma kararının duyurusu yoluyla doğru mesajları aktarabilirsiniz. Duyuru, işyerinde yapılacak bir veda toplantısı veya başka bir veda etkinliği aracılığıyla yapılabilir. Yazılı duyuru da yapabilirisiniz. Çalışanlara ve diğer paydaşlara, müşterilere doğru ve samimi bilgiler vermek, en kısa zamanda bu açığı kapatacağınız mesajını iletmek gerekir. Veda etkinliği yalnız ayrılan kişi değil geride kalanlara verilecek mesaj açısından da önemlidir. Ayrılan kişinin değerinden bahsetmeniz ve teşekkür etmeniz, geride kalanların kendilerini önemli hissetmesini sağlar ve “patronun gözünde çalışanların değeri yok, biri gelir-diğeri gider” duygusuna kapılmalarını önler.

Mevcut çalışanın ayrılmasıyla birlikte işletmede bir iş yoğunluğu oluşması ve kalan elemanların kendilerini aşırı yük altında hissetmeleri muhtemeldir. Bu süreci elemanlarınızın kariyer gelişim fırsatı olarak değerlendirebilirsiniz. Ayrılan elemanın uzmanlığı konusunda kendini geliştirmek isteyen çalışanlarınız olabilir. Onlarla bir kariyer planı yapabilirisiniz. Oryantasyon çalışmasını bu çalışanlar üzerinde yoğunlaştırabilirsiniz. Bilgi transferi sürecini izlemenizde fayda vardır. Ayrılan kişi bazı bilgilerin “çok net ve açık” olduğunu düşünerek yeterli aktarıma ihtiyaç duymayabilir. Görevi devir alan kişinin konuyu iyi kavraması önemlidir. İlerleyen süreçte ayrılan elemanın destek verme kanalı açık tutulmalıdır. Yeni bir eleman almaya karar verdiyseniz çalışanlarınızın bu konudaki önerilerini alabilirisiniz. Bazı uzmanlar eleman ayrılması durumunda panik yaşamamak için bir miktar atıl kapasite bulundurmayı önermektedir. Örneğin bir tam zamanlı eleman yerine iki yarı zamanlı elemanla çalışmak gibi. Böyle bir yola başvuracaksanız bunun olumlu ve olumsuz taraflarını iyi değerlendirmeniz gerekir.
Bazı araştırmacılara göre iyi bir yönetici herhangi bir elemanının işten ayrılma kararı karşısında bir şok yaşamaz. Yönetici çalışanların ilgi duydukları konuları, neler yapmak istediklerini, işten sıkılmış olduklarını, motivasyonlarının azaldığını, ihtiyaçlarının değiştiğini görebilmelidir. Böylece ortaya çıkabilecek durumlara karşı hazırlıklı olacaktır.
Sizden ayrılan elemanınızla profesyonel ilişkinizi sürdürmelisiniz. Çünkü ileriki zamanlarda yeniden birlikte çalışma koşulları doğabilir.

Sonuç olarak eleman sirkülasyonu kaçınılmaz olarak karşınıza çıkacak bir durumdur. Önemli olan müşteri ilişkilerinizin ve işletme know-how’ının ayrılan kişiyle birlikte gitmesini önlemenizdir. Bunun için aşağıdaki uzman tavsiyelerinden faydalanabilirsiniz:
• Kritik elemanları yedekleme sisteminiz olmalı
• Elemanlarınızın işlerini sevmesini ve mutlu olmasını sağlamalısınız.
• Elemanlarınızın kariyer hedeflerini bilmeli ve gerekli imkânları sağlamalısınız.
• Kurumsal bilgileri yazılı hale getirmelisiniz.

Şimdi kendinize şu soruyu sorarak bir test uygulayın:
“XXXX yarın işten ayrılacağını söylerse ne olur?”
Bu egzersizi tüm elemanlarınız için yapın. Bazı işleri sadece tek bir kişi yapabiliyorsa, her an sıkıntı yaşayabilirsiniz!

Kaynaklar
• “What to Do When a Valuable Employee Quits” B. Egeland, 2018
• “7 Mistakes that Could Drive Your Star Employees Out the Door”, Attard Comm. Inc, T.Parker, 2016
www.sammisays.org
• “Your Best Employyes Quit”, A. Turnbull, 2015
• “So your top employee has resigned. Now what?”, I. Snow, 2012

GURU Akademi Araştırma Ekibi