Kurumsal Elektronik Belge Yönetim Sistemi (KEYS)
12 Haziran 2019

KEYS, elektronik ortamda belge üretilmesini, bu belgelerin kayıt altına alınmasını, yönetilmesini, arşivlenmesini ve teslim edilmesini sağlayan bir sistemdir. İlk aşamada kullanımına 2009 yılında özelge sistemi ile başlanılan Kurumsal e-Belge Yönetim Sistemi 2013 yılında Başkanlığımız merkez birimlerindeki tüm gelen evrak ve yazışma işlemlerinde kullanılmaya başlanmıştır.
Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce Elektronik Belge Yönetim Sistemimizin Elektronik Belge Standartlarına uygunluğu denetlenmiş olup, KEYS uygulaması denetimden olumlu görüş almış, TSE 13298/T1 belgesine sahip bir uygulama olarak tescillenmiştir.

Başkanlığımızca Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak hazırlanan ve üretilen elektronik imzalı belgelerin muhataplarınca, belge aslını görüntülemek sureti ile doğrulama yapabilecekleri https://ebelgedogrulama.gib.gov.tr internet sayfası, 27/07/2016 tarihi itibariyle aktif edilmiştir. Söz konusu bu gelişme; tüm kamu kurumlarına, bankalara ve Başkanlığımız birimlerine resmi yazı ile duyurulmuştur.

2017 yılı itibariyle, 30 vergi dairesi başkanlığı ve 288 vergi dairesi müdürlüğünde KEYS kullanılmaktadır. 20.000 aktif kullanıcısı olan sistemin, 14.000 anlık kullanıcısı bulunmaktadır.
2017 yılında KEYS’te “iç yazışma ve KEYS de teslimi sağlanan evrak” sayısı 1.998.706 adettir. Sistemin kullanımı ile kâğıt, zarf, posta gideri ve toner kullanımı gibi alanlarda yaklaşık 9.050.325 TL tasarruf edilmesi sağlanmıştır. Kâğıtsız ofis amacına yönelik olarak Vergi Denetim Kurulu– KEYS Entegrasyonu ile 2017 yılında 75.465 evrak web servis ile gönderimi sağlanmıştır.

Ayrıca, KEYS-UYAP-DATAP ve Engelli Vergi İndirimi işlemlerinin elektronik ortama taşınması ile söz konusu iş süreçlerine ait olumlu uygulama sonuçları elde edilmesi mümkün olacaktır.
Resmi yazışmaların elektronik ortamda mevzuata uygun, uluslararası standartlarda ve teknik olarak güvenli bir şekilde yapılmasına imkân sağlayan bir sistem olan kayıtlı elektronik posta (KEP) ile 2017 yılında giden evrak sayısı 92.179’dur.

Yazar: Guru Akademi Araştırma Ekibi
Kaynak: gib.gov.tr


Kategoriler

Kobi Gurusu Öner